Jak uzyskać akt zgonu? Kto może uzyskać akt zgonu?

Śmierć bliskiej osoby to niezwykle trudne doświadczenie, zarówno emocjonalnie, jak i organizacyjnie. Jednym z pierwszych i najważniejszych dokumentów, jaki należy uzyskać po zgonie, jest akt zgonu. Przepisy nakazują aby zarejestrować zgon w ciągu 3 dni od jego stwierdzenia. Na podstawie aktu zgonu można podjąć dalsze kroki formalne, takie jak organizacja pochówku, czy załatwienie spraw spadkowych. W niniejszym artykule przedstawiamy, kto może ubiegać się o ten dokument oraz jak wygląda cały proces jego uzyskania.

Czym jest akt zgonu i kiedy jest potrzebny?

Akt zgonu to oficjalny dokument potwierdzający śmierć danej osoby. Zostaje on sporządzony przez Urząd Stanu Cywilnego na podstawie karty zgonu, którą wystawia lekarz po stwierdzeniu zgonu. Bez tego dokumentu nie jest możliwe załatwienie wielu spraw, w tym m.in. zorganizowanie pogrzebu, zgłoszenie śmierci do ZUS, czy rozpoczęcie postępowania spadkowego.

W praktyce akt zgonu potrzebny jest również do:

uzyskania urlopu okolicznościowego w pracy, który zgodnie z przepisami Kodeksu pracy przysługuje na dwa dni w przypadku śmierci małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma lub macochy oraz jeden dzień w przypadku śmierci rodzeństwa, teściów, dziadków lub wnuków,
wypłaty zasiłku pogrzebowego, który aktualnie wynosi 4000 zł i może być wypłacony osobie pokrywającej koszty pochówku (od 2026 roku kwota ta ma wzrosnąć do 7000 zł),
zamknięcia kont bankowych zmarłego (co często wymaga przedstawienia oryginału odpisu aktu zgonu w placówce banku),
zakończenia umów zawartych przez zmarłego (np. najem, ubezpieczenia, abonamenty),
zgłoszenia śmierci do różnych instytucji i urzędów.

Akt zgonu można uzyskać w Urzędzie Stanu Cywilnego odpowiednim dla miejsca, w którym nastąpiła śmierć. Zgłoszenia zgonu dokonuje się osobiście lub – w niektórych przypadkach – online.

Dokumenty wymagane przy zgłoszeniu zgonu:

Karta zgonu – wystawiana przez lekarza. W zależności od okoliczności może to być:
- lekarz rodzinny (jeśli zgon nastąpił w domu),
- lekarz szpitalny (w przypadku śmierci w placówce medycznej),
- lekarz sądowy (gdy do zgonu doszło w wyniku wypadku lub innego zdarzenia wymagającego udziału prokuratury).
Dokument tożsamości osoby zmarłej – dowód osobisty lub paszport.
Dokument tożsamości osoby zgłaszającej zgon.

Wizyta w USC zazwyczaj skutkuje wydaniem aktu zgonu od ręki. Warto jednak pamiętać, że pierwszy egzemplarz jest bezpłatny, a za kolejne trzeba już zapłacić opłatę skarbową w wysokości 22 zł za każdy odpis.

Gdzie i jak uzyskać akt zgonu?

Tak, w obecnych czasach możliwe jest również uzyskanie odpisu aktu zgonu przez internet, aczkolwiek należy wiedzieć, że proces ten będzie trwał dłużej, niż uzyskanie aktu podczas wizyty w urzędzie. Wymaga to posiadania profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wniosek składa się przez platformę ePUAP lub portal gov.pl.

Dokument może być dostarczony w formie:

elektronicznej (plik PDF opatrzony kwalifikowaną pieczęcią),
papierowej – wysłany listem poleconym na wskazany adres.

Warto jednak podkreślić, że nie wszystkie instytucje akceptują elektroniczne odpisy. Dlatego zaleca się posiadanie kilku egzemplarzy papierowych.

Czy akt zgonu można uzyskać online?

Akt zgonu może otrzymać każda osoba, która stawi się w urzędzie stanu cywilnego z kartą zgonu wystawioną przez lekarza.

Osoby spoza najbliższej rodziny, które nie działają na podstawie pełnomocnictwa – otrzymają tylko jeden egzemplarz (odpis) dokumentu.
Członkowie najbliższej rodziny (m.in. małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, dziadkowie, rodzeństwo, osoby przysposobione) oraz pełnomocnicy – mogą uzyskać dowolną liczbę odpisów aktu zgonu, po uiszczeniu obowiązujących opłat skarbowych.

W praktyce, jeśli zlecają Państwo organizację pogrzebu naszemu zakładowi, możemy wystąpić o akty zgonu w Państwa imieniu na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. Dzięki temu odciążamy rodzinę w pierwszych, najtrudniejszych dniach po stracie.

Kto może wystąpić o akt zgonu?

Pierwszy odpis aktu zgonu wydawany jest bez opłat.
Kolejne odpisy skrócone kosztują 22 zł,
Odpis zupełny – 33 zł.

Warto od razu poprosić o kilka egzemplarzy, dla wszystkich najbliższych członków Rodziny Zmarłego.

Odpisy aktu zgonu nie tracą ważności – nie ma określonego terminu ich wygaśnięcia. Nawet po wielu latach można się nimi posługiwać, o ile nie nastąpiły zmiany w stanie prawnym danej osoby (np. decyzje sądu dotyczące tożsamości).

Ile kosztuje akt zgonu i jak długo jest ważny?

Rejestracja zgonu odbywa się zawsze w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca śmierci, na podstawie karty zgonu wystawionej przez lekarza. Po dokonaniu rejestracji, odpisy aktu zgonu można odebrać w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego na terenie całej Polski – dzięki centralnemu systemowi gromadzenia i udostępniania danych.

Odbiór aktu zgonu w innym urzędzie

Gdy do śmierci dochodzi poza granicami Polski, w pierwszej kolejności należy skontaktować się z ambasadą lub konsulatem RP, który pomoże uzyskać lokalny akt zgonu i wskaże dalsze kroki.

Aby dokument był honorowany w Polsce:

Kraj wystawia międzynarodowy odpis aktu zgonu (formularz „C”) – wystarczy oryginał tego dokumentu; nie ma potrzeby składać wniosku o transkrypcję. Dokument jest uznawany w Polsce i można posługiwać się nim w dalszych formalnościach.
Kraj nie wystawia aktu w formacie „C” – potrzebny jest oryginał lokalnego aktu zgonu oraz tłumaczenie przysięgłe na język polski; w takim przypadku składa się wniosek o transkrypcję w polskim Urzędzie Stanu Cywilnego. Mogą obowiązywać opłaty skarbowe.

Na życzenie możemy pomóc w skompletowaniu dokumentów, tłumaczeniach oraz złożeniu odpowiedniego wniosku w USC.

Śmierć za granicą – co wtedy?

Choć śmierć bliskiej osoby niesie ze sobą ogromny ładunek emocjonalny, warto możliwie szybko dopełnić formalności związanych z uzyskaniem aktu zgonu. Ten jeden dokument otwiera drogę do zorganizowania pogrzebu, rozliczenia spraw urzędowych oraz rozpoczęcia postępowania spadkowego. Korzystając z usług profesjonalnego zakładu pogrzebowego, takiego jak Skrzydlate Anioły, można liczyć na wsparcie również w tym zakresie – łącznie z pomocą w uzyskaniu aktu zgonu