Urlop okolicznościowy na pogrzeb - ile dni i komu przysługuje?

W obliczu straty bliskiej osoby sprawy zawodowe schodzą na dalszy plan. Z myślą o takich sytuacjach polskie prawo przewiduje urlop okolicznościowy na pogrzeb - płatne zwolnienie od pracy, które pozwala spokojnie załatwić formalności, wziąć udział w uroczystości i pobyć z rodziną. Poniżej wyjaśniamy, komu i w jakim wymiarze przysługuje urlop okolicznościowy na pogrzeb, jakie dokumenty są potrzebne oraz na co zwrócić uwagę, aby skorzystać z niego bez stresu i w poczuciu godności.

Czym jest urlop okolicznościowy na pogrzeb i na jakiej podstawie prawnej przysługuje?

W polskim prawie pracy pojęcie „urlopu okolicznościowego” funkcjonuje jako płatne zwolnienie od pracy udzielane z powodu ważnych zdarzeń rodzinnych. Zasady jego przyznawania - w tym urlopu okolicznościowego na pogrzeb - reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, w szczególności § 15 tego aktu. Wskazuje on sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy, oraz wymiar przysługujących dni. Uprawnienie to przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy (umowy o pracę); nie obejmuje ono umów cywilnoprawnych (zlecenia, B2B), gdzie zasady należy ustalić odrębnie.

Wymiar zwolnienia od pracy zależy od stopnia pokrewieństwa z osobą zmarłą:

2 dni - w razie zgonu i pogrzebu: małżonka/małżonki, dziecka, rodzica (matki lub ojca), a także ojczyma lub macochy.
1 dzień - w razie zgonu i pogrzebu: siostry, brata, teściowej, teścia, babci lub dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Jest to katalog zamknięty wynikający wprost z rozporządzenia. Pracodawca może jednak - w ramach regulaminu pracy lub zwyczaju zakładowego - uregulować kwestie dodatkowe korzystniej dla pracowników (np. przyznać dodatkowe wolne), ale nie może ograniczać uprawnień przyznanych przepisami powszechnie obowiązującymi.

Urlop okolicznościowy na pogrzeb - ile dni przysługuje i komu?

Tak. Podczas urlopu okolicznościowego pracownik nadal otrzymuje swoje wynagrodzenie. Za ten czas jest ono obliczane tak jak przy urlopie wypoczynkowym — z uwzględnieniem wszystkich stałych i zmiennych składników wynagrodzenia z danego miesiąca. Oznacza to, że wolne dni na pogrzeb nie wpływają na wysokość wypłaty ani nie zmniejszają liczby dni urlopu wypoczynkowego.

Czy urlop okolicznościowy na pogrzeb jest płatny?

Przepisy nie narzucają jednego sztywnego dnia. Zwolnienie powinno pozostawać w związku przyczynowym z wydarzeniem, a więc można je wykorzystać w dniu pogrzebu lub w dniach bezpośrednio poprzedzających/bezpośrednio po uroczystości, gdy wymagają tego formalności, podróż czy opieka nad bliskimi. W praktyce dopuszcza się także rozdzielenie dni – na przykład jeden na dojazd i sprawy urzędowe, a drugi na dzień ceremonii. W razie wątpliwości warto uprzedzić pracodawcę i krótko uzasadnić wybór terminu.

Kiedy można wykorzystać dni wolne - czy muszą przypadać dokładnie w dniu pogrzebu?

Co do zasady, pracodawca może poprosić o udokumentowanie zdarzenia - najczęściej odpis aktu zgonu lub zawiadomienie/zaświadczenie o pogrzebie. Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO) pracodawca powinien żądać jedynie informacji niezbędnych do potwierdzenia zdarzenia. Jeżeli dokument nie jest od razu dostępny (np. zgon miał miejsce za granicą), warto poinformować o tym dział kadr i dosłać potwierdzenie w uzgodnionym terminie.

Jak udokumentować prawo do urlopu okolicznościowego na pogrzeb?

To częste i wrażliwe pytanie. Zgodnie z Kodeksem rodzinnym i opiekuńczym, powinowactwo (więź między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka) trwa mimo ustania małżeństwa. W praktyce oznacza to, że dzień wolny z tytułu pogrzebu teściowej lub teścia przysługuje również po rozwodzie. Rozporządzenie wprost wskazuje teściów w katalogu osób uprawniających do 1 dnia zwolnienia, a utrzymanie więzi powinowactwa po rozwodzie potwierdza aktualna linia interpretacyjna.

Urlop okolicznościowy na pogrzeb po rozwodzie – czy przysługuje w razie śmierci byłych teściów?

Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego na pogrzeb, należy złożyć wniosek u pracodawcy (w formie przyjętej w danym zakładzie - elektronicznie w systemie kadrowym lub papierowo). Warto zrobić to jak najszybciej po powzięciu informacji o dacie pogrzebu - pozwoli to sprawnie zorganizować zastępstwa. We wniosku wpisujemy: imię i nazwisko, dział, prośbę o zwolnienie od pracy z tytułu pogrzebu [wskazanie stopnia pokrewieństwa], proponowany termin (lub informację, że dokładna data zostanie doprecyzowana), a po zakończeniu - dołączamy dokument potwierdzający.

Kto składa wniosek i jak go poprawnie przygotować?

To uprawnienie związane ściśle z konkretnym zdarzeniem. Nie jest to pula dni do wykorzystania w dowolnym momencie roku. Jeżeli nie było potrzeby lub nie złożyliśmy wniosku w rozsądnym terminie związanym z pogrzebem, prawo do wolnego co do zasady wygasa. Dni te nie przechodzą na kolejny rok i nie podlegają ekwiwalentowi.

Czy urlop okolicznościowy „przepada”, jeśli z niego nie skorzystam?

Przy pogrzebach organizowanych w znacznej odległości od miejsca pracy warto poinformować pracodawcę o konieczności dojazdu. Praktykowane jest wtedy wykorzystanie jednego dnia przed i drugiego dnia w dniu ceremonii. Gdy uroczystość odbywa się poza granicami kraju, zasady pozostają te same - kluczowy jest związek czasowy między zdarzeniem a dniem wolnym oraz możliwość udokumentowania udziału w pogrzebie (np. zaświadczenie z parafii/administracji cmentarza, lokalny akt zgonu lub jego odpis).

Co w sytuacji, gdy uroczystości odbywają się poza miejscem zamieszkania lub za granicą?

Urlop okolicznościowy nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego. Jest to odrębne, płatne zwolnienie od pracy.

Opieka nad dzieckiem do 14 lat (2 dni/16 godzin) to osobne uprawnienie - nie należy mylić go z urlopem okolicznościowym.
Zwolnienie na załatwienie spraw urzędowych (np. w ZUS, USC) również może być usprawiedliwioną nieobecnością, ale podstawę i wymiar ustala się odrębnie.
Umowy cywilnoprawne (zlecenie, B2B) nie dają z mocy prawa urlopu okolicznościowego - warto negocjować zapisy w umowie lub porozumieniu.

Urlop okolicznościowy a inne uprawnienia - o czym warto pamiętać?

W obliczu żałoby najważniejsze są takt i prostota. Jeżeli potrzebujesz dnia wolnego „od ręki”, poproś o możliwość telefonicznego lub mailowego zgłoszenia, a dokumenty dostarcz po ceremonii. Jeżeli dwa dni okażą się niewystarczające, warto opisać swoją sytuację – niektórzy pracodawcy proponują wtedy dodatkowy urlop wypoczynkowy, pracę zdalną lub elastyczny czas pracy w tygodniu ceremonii. Przejrzysta komunikacja zwykle ułatwia znalezienie rozwiązania, które uszanuje żałobę i potrzeby rodziny.

Empatycznie i praktycznie - jak rozmawiać z pracodawcą i działem kadr?

Urlop okolicznościowy na pogrzeb to forma płatnego zwolnienia od pracy, która ma pomóc w spokojnym przeżyciu żałoby i dopełnieniu wszystkich formalności. Przysługuje on każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę - w wymiarze dwóch dni w przypadku śmierci najbliższych (np. rodzica, dziecka, małżonka) oraz jednego dnia przy śmierci dalszych krewnych (np. rodzeństwa, dziadków, teściów).

Dni wolne można wykorzystać elastycznie - przed, w trakcie lub tuż po uroczystości, w zależności od potrzeb. Warto pamiętać o złożeniu prostego wniosku do pracodawcy oraz o zachowaniu potwierdzenia udziału w pogrzebie.

Urlop okolicznościowy ma na celu wsparcie pracowników w jednym z najtrudniejszych momentów życia – by mogli w spokoju pożegnać bliską osobę i wrócić do codzienności bez dodatkowego stresu.